Herausforderungen der digitalen Transformation

Mit der digitalen Transformation verhält es sich ein bisschen wie mit Beppo Straßenkehrer aus dem Märchen „Momo“: Unternehmen, die nur das Endziel sehen, verlieren den Mut, bevor sie angefangen haben. Doch Unternehmen, die es Schritt für Schritt (oder besser: Prozess für Prozess) angehen, meistern die Herausforderungen des digitalen Wandels langsam, aber beständig: Besenstreich für Besenstreich. Als Agentur für digitale Transformation kennen wir jede Herausforderung auf diesem Weg persönlich – und die größten möchten wir Ihnen heute vorstellen!

Die häufigsten Herausforderungen der digitalen Transformation

Hoher Return on Investment, effiziente Abläufe und optimales Stakeholder-Management: Bei den Auswirkungen der Digitalisierung auf Unternehmen werden oft nur die Vorteile gerühmt. Warum? Weil Unternehmen in einer Ära, in der digitale Technologien den Ton angeben, gar keine andere Wahl haben, als durch den Change-Prozess zu gehen – warum also auf das konzentrieren, was schwierig ist?

Wir sehen das so: Je besser Sie die verschiedenen Herausforderungen der digitalen Transformation kennen, desto besser sind Sie gewappnet!

Nun ist selbstverständlich nicht jeder Aspekt des Wandels ein potenzieller Stolperstein für jedes Unternehmen. Aber oft stellen einzelne Faktoren eine enorme Herausforderung dar, weil im Vorfeld schlicht und ergreifend niemand die richtigen Fragen gestellt hat – und das ist unsere Aufgabe!

#1 Der digitale Wandel setzt den kulturellen Wandel voraus

Eine erfolgreiche digitale Transformation verändert alle Bereiche einer Organisation: von der Organisationsstruktur über die Geschäftsprozesse und das Management der Kundeninteraktionen bis hin zur Unternehmenskultur. Letztere stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, weil die Veränderung häufig an den Mitarbeiter:innen „vorbei“ geplant wird.

Das Problem: In dem Moment, in dem die Initiative zur digitalen Transformation allein von der Führungsebene ausgeht, ist sie eigentlich schon zum Scheitern verurteilt. Letzten Endes sind es nämlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die Transformation ihres Arbeitsalltags akzeptieren und bereit sein müssen, nicht nur Neues zu er-, sondern auch Altes zu verlernen.

Was es dafür braucht, ist eine Kultur der Offenheit sowie ein starkes Change- bzw. Veränderungsmanagement, das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in die Umsetzung der digitalen Agenden einbindet, Zweifel und Widerstände frühzeitig adressiert und Upskilling betreibt, um Berührungsängste zu reduzieren.

#2 Der digitale Wandel erfordert den strategischen Wandel

Bei der digitalen Transformation geht es nicht nur darum, aus analogen Prozessen digitale Prozesse zu machen: Damit Digitalisierung im Unternehmen funktioniert, muss sie Teil der Unternehmensstrategie sein. Für Organisationen mit starker Top-down-Mentalität bedeutet dies in der Regel, dass neue (häufig agile) Methoden der Strategieentwicklung implementiert werden müssen, die eine stärkere Beteiligung der Mitarbeiter:innen sowie eine höhere Partizipation der Stake­holder und Stakeholderinnen ermöglichen.

Dies bedeutet auch, dass „Führung“ neu gedacht und „Erfolg“ neu definiert werden müssen. Klassische Zielsetzungs-Frameworks wie Management by Objectives (MBO) werden im Rahmen des digitalen Transformationsprozesses zum Problem, weil sie die Innovationskraft hemmen und Führungskräfte der Verantwortung für den Gesamterfolg des Unternehmens entheben.

#3 Die digitale Transformation braucht Leadership (h3)

Mit dem für eine erfolgreiche digitale Transformation erforderlichen strategischen Wandel steht auch das Management vor neuen Herausforderungen. Unter Expert:innen herrscht Konsens darüber, dass das klassische hierarchische Führungsmodell mit typischen Problemen wie Silodenken und Ressortegoismus Unternehmen im digitalen Zeitalter zunehmend handlungsunfähig macht:

Was fehlt, ist die notwendige Flexibilität, um Ver­änderungen des Marktes anti­zipieren und flexibel darauf reagieren zu können.

Hierfür braucht es nicht nur ein neues Verständnis von Führung, sondern auch einen neuen Typus von Führungskraft: Der/die Vorgesetzte muss sich von der Führungskraft zum Leader entwickeln. Führungskräfte, die Leader­ship leben, befähigen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Eigenverantwortung und messen ihre Erfolge am Gesamterfolg für das Unternehmen.

Dies ist im Rahmen der digitalen Transformation besonders wichtig, da herkömmliche MbO-Systeme oft zu kurz greifen: Je öfter die Verantwortung für den Erfolg eines Projekts/eines Prozess geteilt wird (z.B. zwischen verschiedenen Abteilungen), desto schneller entsteht ein Vakuum, wo die Verantwortung für das Endergebnis verortet sein sollte.

Aus diesem Grund muss eine Strategie zur digitalen Transformation nicht nur neue Formen der Führung und neue Modelle der Zusammenarbeit hervorbringen, sondern sie muss auch herkömmliche Zielsetzungs-Frameworks kritisch hinterfragen.

#4 Keine digitale Transformation ohne Upskilling

Vielen Unternehmen mangelt es nach der digitalen Transformation an qualifizierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Dabei wurzelt das Festhalten an „alten“ Arbeitsweisen und manuellen Prozessen oft nicht in einer kategorischen Ablehnung, sondern in Berührungsängsten mit den neuen Technologien. Deshalb ist es wichtig, dass nicht nur die Führungsebene ein Verständnis für digitale Tools und Prozesse entwickelt, sondern auch die Mitarbeiter:innen.

Damit die digitale Transformation in Unternehmen und Organisationen gelingt, müssen alle Beteiligten gezielt für die Herausforderungen der digitalen Welt geschult und von Beginn an in die Transformation eingebunden werden, da hier wesentliche Spielregeln der Zusammenarbeit in den Prozessen entstehen.

Dies betrifft sowohl das fachliche Upskilling für den Umgang mit neuen Technologien und deren Implementierung in den Arbeitsalltag als auch die Art und Weise der Zusammenarbeit. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es zum Beispiel notwendig, dass sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essenzielle Change Management Skills entwickeln und mit Methoden aus dem agilen Projektmanagement vertraut sind.

#5 Keine digitale Transformation ohne Kundenzentrierung

Vielen Unternehmen fällt es im Rahmen ihrer Digitalisierung schwer, die richtigen Prioritäten zu setzen: Welche Projekte tragen zur Zielerreichung bei? Welche Projekte haben sowohl für das Unternehmen als auch für dessen Kundinnen und Kunden einen echten Mehrwert? Damit die Bemühungen um die digitale Transformation nicht ins Leere laufen, sollten Organisationen dezidiert kundenzentriert agieren – wir sprechen in diesem Zusammenhang auch von Customer Centricity.

Erst, wenn Unternehmen und Organisationen die Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden wirklich kennen, können sie entscheiden,

• welche Maßnahmen im Rahmen ihrer digitalen Transformation wirklich zielführend (weil nutzenstiftend) sind,
• welche digitalen Tools für den Auf- und Ausbau der Kundenbeziehungen den meisten Erfolg versprechen,
• welche digitalen Kanäle für die Neukundenakquise wahrscheinlich am besten funktionieren,
• und welche internen Prozesse sich standardisieren lassen, ohne am Mehrwert für den Kunden und die Kundin zu sparen.

Erst, wenn ein Unternehmen abteilungs- und funktionsübergreifend kundenzentriert arbeitet, können auch die digitalen und realen Touchpoints mit der potenziellen Kundschaft erfolgreich gestaltet werden.

Tipp: Unser Blogartikel Keine Kundenzentrierung? Keine erfolgreiche Digitalisierung! erörtert diesen Zusammenhang im Detail.

#6 Kein digitaler Wandel ohne Transformation der Kommunikation

Ein Anliegen, hundert potenzielle Kanäle: Die radikale Veränderung der Kommunikationsmöglichkeiten zählt zu den größten Herausforderungen für Unternehmen im Zuge ihrer digitalen Transformation. Dies gilt sowohl für die interne Kommunikation unter Kolleginnen und Kollegen und zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften als auch für die Kommunikation nach außen.

Klare Regeln für die interne Kommunikation

Digitalisierung sei Dank sind die meisten Workspaces heutzutage sog. Multi-Channel-Umgebungen. Aber die Möglichkeiten des dezentralen Managements und der zeitzonen- und standortunabhängigen Zusammenarbeit bergen gewisse Risiken, denn nicht jedes Kommunikationsmittel dient jedem Zweck.

Aus diesem Grund sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur mit den neuen digitalen Kommunikationskanälen vertraut gemacht, sondern auch darin geschult werden, welcher Kanal welchem Ziel dient: Der Zweck bestimmt das Format! Auch für die Zusammenarbeit in Teams, insbesondere in Remote Teams, sollte es klare Regeln für die Nutzung digitaler Kommunikationstools geben. Nur so können Unternehmen Missverständnisse, doppelte Wege und unnötige Meetings vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der internen Kommunikation im Rahmen der digitalen Transformation ist der Wissenstransfer: Funktions- und Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit klappt nur dann, wenn transparent kommuniziert und sowohl Wissen als auch Ressourcen konsequent geteilt werden.

Das ist der Grund, warum es sich beim Auf- und Ausbau neuer Kommunikationskanäle um eine der wichtigsten Maßnahmen im Rahmen der digitalen Transformation handelt.

Echtzeit-Feedback in der externen Kommunikation

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Kommunikation am Arbeitsplatz, sondern auch die Kommunikationsgewohnheiten der Kundinnen und Kunden. An die Stelle des persönlichen Kontakts treten zunehmend digitale Touchpoints, was den Onlineauftritt zum primären Kommunikationskanal und das Digitale Marketing zum primären Kanal der Kundenakquise macht. Eine Unternehmenswebseite mit ansprechendem Design, hochwertigen Inhalten und einer guten User Experience ist für moderne Unternehmen folglich ein Muss.

Die veränderten Kommunikationsgewohnheiten resultieren für Unternehmen allerdings nicht nur in höheren Erwartungen von Kundenseite – sie bieten auch eine nie zuvor dagewesene Chance:

Bewertungsplattformen, Instant Messaging und die sozialen Medien ermöglichen es Unternehmen, nahezu in Echtzeit das Feedback ihrer Kundinnen und Kunden einholen und entsprechend schnell darauf reagieren zu können. Diese Nähe zur Kundschaft resultiert in einem verbesserten Konsequenzen-Management und der Möglichkeit, notwendige Kursanpassungen frühzeitig durchführen zu können. Darüber hinaus bietet sie Unternehmen und Organisationen ganz neue Möglichkeiten, um ihre Kundinnen und Kunden langfristig zu binden.

#7 Kein digitaler Wandel ohne Transformation der IT-Systeme

Die größte Chance, zugleich aber auch die größte Herausforderung im Rahmen der digitalen Transformation ist die Implementierung neuer Technologien. Für die meisten Unternehmen und Organisationen eröffnen sich hier drei große Handlungsfelder:

1. Interne IT-Systeme und Unternehmenssoftware

Bestehende Prozesse müssen angepasst und bestehende IT-Systeme müssen weiterentwickelt oder durch neue digitale Technologien ersetzt werden. Bei der Auswahl der Unternehmenssoftware ist darauf zu achten, dass diese möglichst intuitiv und ohne großen Mehraufwand zu verwenden ist.

2. Kommunikation nach außen und Kundenbeziehungen

Um Marketing und Vertrieb über eine Vielzahl von digitalen Kanälen steuern zu können, benötigen Unternehmen und Organisationen ein Content Management System, in das u.a. auch ein Newsletter-Tool integriert werden kann. Für den Auf- und Ausbau von Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management) ist außerdem ein CRM System erforderlich, in dem sämtliche Informationen aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice zusammenfließen.

3. Datenschutz und Cyber Security

Vielen Unternehmen und Organisationen graust es bei dem Gedanken, von On-Premise-Umgebungen in die Cloud zu wechseln und alle sensiblen bzw. personenbezogenen Daten zentral zu „lagern“. Und die Sorge ist berechtigt, denn Cyberangriffe mit Ransomware oder Phishing-Versuche sind keine Seltenheit. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass im Rahmen der digitalen Transformation auch etwaige Sicherheitslücken identifiziert und durch entsprechende Cyber Security und/oder Data Protection Software geschlossen werden.

Ebenso wichtig ist jedoch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im korrekten Umgang mit sensiblen Daten. Um zu verhindern, dass ahnungslose Mitarbeiter zum „Türöffner“ für Cyberattacken werden, sollten Unternehmen und Organisationen grundsätzlich mit Systemen wie dem Least-Privilege-Prinzip arbeiten und über die Implementierung einer Software für Identity und Access Management nachdenken.

Herausforderungen meistern – Digital Transformation Office

AnneBreitner unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation – und das mit Leidenschaft und Expertise! Als Ihre Agentur für digitale Transformation übernehmen wir Verantwortung für die konsequente Ausrichtung sämtlicher Projekte an Ihrer Transformationsstrategie und sorgen für eine reibungslose Adaption der Prozesse, indem wir unter anderem an der Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und IT-Abteilung „übersetzen“.

Wir sind erst dann mit einem Beratungsprojekt zufrieden, wenn unsere KundInnen gestärkt daraus hervorgehen. Lernen Sie unsere Arbeit als Unternehmensberaterinnen anhand von Kundenstimmen und ausgewählten Referenzprojekten  kennen oder vereinbaren Sie Ihr kostenloses Erstgespräch.  

Ihre Mag. Anneliese Breitner, PhD, AnneBreitner GmbH